- Gap antara kondisi saat ini dan kondisi yang diinginkan
Sebelum tahun 2013, dosen non pns dan tenaga kependidikan belum dilakukan perekruitan dengan kompetensi yang dibutuhkan. Namun sejak tahun 2013 telah dilakukan perbaikan berdasarkan Peraturan Rektor Nomor 438 tahun 2013 tanggal 11 September 2013 tentang Dosen Tetap Non PNS UB dan Peraturan Rektor Nomor 536 tahun 2013 tanggal 18 Oktober 2013 tentang Tenaga Kependidikan Tetap Non PNS UB, pegawai di Universitas Brawijaya direkruit berdasarkan kompetensi dan proses rekruitmen yang telah ditetapkan oleh Universitas Brawijaya.
Berdasarkan kondisi tersebut, pegawai-pegawai lama yang kompetensinya kurang, perlu dilakukan pembinaan dan pengembangan kompetensi. Selain itu, berkaitan dengan posisi pegawai yang ada di Universitas Brawijaya belum dilakukan pemetaan kompetensi yang diperlukan untuk mendukung untuk menempatkan pegawai dengan kompetensi yang diinginkan pada posisi tersebut. Kondisi ini berdampak pada tingkat kualitas layanan yang masih kurang serta pekerjaan yang dilakukan dirasa masih kurang efisien.
Oleh karena itu, Universitas Brawijaya berencana melakukan penyusunan peta kompetensi posisi pegawai atau jabatan untuk meningkatkan kualitas dan efisiensi pelayanan prima. Saat ini Universitas Brawijaya memiliki pegawai tenaga kependidikan sejumlah 2.116 orang dan jumlah mahasiswa sejumlah 62.741. Berdasarkan data tersebut maka perbandingan rasio tenaga kependidikan dan mahasiswa sejumlah 1:30, sedangkan standar Kemenristekdikti rasio tenaga kependidikan: mahasiswa adalah 1:100. Data ini menunjukkan kurang efisiennya proses bisnis yang melibatkan tenaga kependidikan.
Untuk meningkatkan kualitas dan efesiensi pelayanan prima dengan julah tenaga kependidikan sesuai dengan standar Kemenristekdikti, maka selain melakukan peta kompetensi posisi pegawai/jabatan, tentunya diperlukan aplikasi pendukung berbasis IT, sehingga data dapat diakses dengan cepat, akurat dan integratif.
- Rencana aksi 8 area perubahan
Rencana aksi reformasi birokrasi bidang sistem manajemen SDM aparatur, yaitu:
Realisasi pelaksanaan rencana aksi berdasarkan peta jalan reformasi brirokrasi bidang sistem manajemen SDM aparatur, yaitu:
- perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi
- proses penerimaan pegawai transparan, akuntabel dan bebas KKN
- pengembangan pegawai berbasis kompetensi
- promosi jabatan yang dilakukan secara terbuka
- penetapan kinerja individu
- penegakan aturan disiplin/kode etik/kode perilaku pegawai
- pelaksanaan evaluasi jabatan
- sistem informasi kepegawaian
- Laporan realisasi pelaksanaan rencana aksi berdasarkan peta jalan PTN/Kopertis. Realisasi pelaksanaan rencana aksi berdasarkan peta jalan reformasi brirokrasi bidang sistem manajemen SDM aparatur, yaitu:
- perencanaan kebutuhan pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi, melalui kegiatan analisis jabatan, analisis beban kerja, perhitungan kebutuhan pegawai (beezetting), penyusunan rencana retribusi pegawai, penyusunan proyeksi kebutuhan 5 tahun dan perhitungan formasi jabatan yang menunjang kinerja utama instansi.
- proses penerimaan pegawai transparan, akuntabel dan bebas KKN yang ditandai dengan beberapa indikator, yaitu pengumuman penerimaan diinformasikan secara luas kepada masyarakat, pendaftaran dapat dilakukan dengan mudah, cepat dan pasti (online), persyaratan jelas dan tidak diskriminatif, proses seleksi transparan, objektif, adil, akuntabel dan bebas KKN, dan pengumuman hasil seleksi diinformasikan secara terbuka.
- pengembangan pegawai berbasis kompetensi sedang dalam proses pemetaan kompensi jabatan dan pengembangan kompetensi pegawai.
- promosi jabatan yang dilakukan secara terbuka yang ditandai dengan beberapa indikator, yaitu kebijakan promosi jabatan telah ditetapkan melalui Peraturan Rektor Nomor 37 Tahun 2017 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural, pengisian jabatan setingkat Eselon II (pratama) telah dibentuk sistem yang jelas dan akan dilaksanakan pada tahun 2018, promosi dilakukan secara terbuka, kompetitif dan obyektif. Adapun untuk pelaksanaannya dibentuk tim yang independen, namun hasil seleksi promosi jabatan diumumkan secara pribadi kepada pegawai yang bersangkutan.
- penetapan kinerja individu telah dilakukan dengan indikator, yaitu penerapan penetapan kinerja individu telah dilakukan terhadap seluruh pegawai, seluruh pegawai telah melakukan penilaian kinerja individu yang terkait dengan kinerja organisasi dan capaian kinerja individu telah dijadikan dasar untuk pemberian tunjangan kinerja kepada seluruh pegawai.
- penegakan aturan disiplin/kode etik/kode perilaku pegawai telah diimplementasikan didasarkan pada Peraturan Senat Universitas Brawijaya 318/PER/2008 terkait kode etik dosen, selain itu jugan mengikuti Peraturan Pemerintah Nomor 53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Implementasi disiplin/kode etik/kode perilaku telah dilakukan monev atas pelaksanaan secara berkala dan disertai dengan pemberian sanki dan imbalan (reward) kepada seluruh organisasi.
- pelaksanaan evaluasi jabatan telah dilakukan, dengan indikator adanya analisis jabatan yang dilakukan dengan metode FES (Factor Evaluation System) (e-grading) yang terintegrasi dengan sistem remunerasi didasarkan pada keputusan Mentri Keuangan Nomor 195/KMK.05/2016 tentang Penetapan Remunerasi bagi Pejabat Pengelola, Dewan Pengawas dan Pegawai Badan Layanan Umum Universitas Brawijaya pada Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi yang yang selanjutnya menghasilkan Peraturan Rektor Nomor 43 Tahun 2016 terkait pedoman penerapan remunerasi Universitas Brawijaya. Adapun evaluasi jabatan dilakukan berdasarkan Peraturan Rektor Universitas Brawijaya Nomor 45 Tahun 2016 tentang penyusunan target dan capaian kinerja.
- sistem informasi pegawai (SIMPEG) telah berisi seluruh sejarah data pegawai yang dapat diakses oleh pegawai. Pemutakhiran data dilakukan oleh operator unit organisasi dan data yang tercantum di sistem informasi pegawai telah digunakan sebagai pendukung pengambilan kebijakan manajemen SDM.